Διαχείριση εγκαταστάσεων, ακινήτων, χώρων και αδειοδοτήσεων με το Thesis.net Property Management

Προφίλ πελάτη

Ο όμιλος ΤΙΤΑΝ, είναι ένας ανεξάρτητος παραγωγός τσιμέντου και δομικών υλικών, με καθετοποιημένη παραγωγή και 113 χρόνια βιομηχανικής εμπειρίας. Με έδρα την Ελλάδα, ο Όμιλος διαθέτει εργοστάσια τσιμέντου σε εννέα χώρες, απασχολεί περισσότερους από 5.500 εργαζόμενους και έχει κύκλο εργασιών μεγαλύτερο του 1 δις Ευρώ (2014). Με κυρίαρχο στόχο την ανάπτυξη σε μια ανεξάρτητη, πολυ-περιφερειακή δύναμη στη διεθνή αγορά των δομικών υλικών, ο όμιλος συνδυάζει την επιχειρηματική ικανότητα και ανταγωνιστικότητα, με τον απόλυτο σεβασμό στον άνθρωπο την κοινωνία και το φυσικό περιβάλλον. Ο όμιλος ΤΙΤΑΝ εφαρμόζει διαχρονικά και σταθερά, καινοτόμες μεθόδους σε όλο το εύρος των δραστηριοτήτων του, ενώ κατατάσσεται σταθερά, εδώ και μία 10ετία, μεταξύ των 100 εταιριών της ΕΕ με τις καλύτερες συνθήκες εργασίας.

Επιχειρηματικές ανάγκες

Ο όμιλος Τσιμέντα ΤΙΤΑΝ διαχειρίζεται ένα πολύ μεγάλο όγκο υποθέσεων, εγγράφων, αδειών, σχεδίων, χαρτών και αρχείων σχετικών με ένα τετραψήφιο πλήθος ακινήτων, καθημερινά. Το εύρος, ο όγκος και η πολυπλοκότητα των υποθέσεων (εντάξεις, τεχνικές μελέτες, άδειες εγκαταστάσεων, αδειοδοτήσεις και οι σχετικές ανανεώσεις αυτών από δημόσιες υπηρεσίες, κλπ) σε συνδυασμό με την καθημερινή ανάγκη για αποτελεσματική, έγκαιρη, πολυεπίπεδη (τεχνική, οικονομική, νομική, διοικητική κλπ) και ενιαία παρακολούθηση όλων των ακινήτων, σε συνδυασμό με τις αυξημένες απαιτήσεις της διοίκησης για τη βελτιστοποίηση των εσωτερικών διαδικασιών (αποτυπώσεις, χαρτογραφήσεις κλπ) και τη διασφάλιση πλήρους, έγκαιρης και ορθής ενημέρωσης, οδήγησαν στην ανάγκη για μια ολοκληρωμένη λύση property management. Το Thesis.net Property Management είναι η μόνη προσαρμοσμένη στις σύνθετες, ειδικές ανάγκες της ελληνικής αγοράς ακινήτων, εξειδικευμένη λύση, η οποία διασφαλίζει σαφή λειτουργικά μα και επιχειρησιακά πλεονεκτήματα. Από την οργάνωση διάσπαρτης πληροφορίας μέχρι την άμεση και κυρίως ασφαλή ενημέρωση, τόσο της διοίκησης, όσο και κάθε αρμοδίου. Η εφαρμογή, υποστηρίζει την αυτοματοποιημένη ηλεκτρονική καταγραφή, μεταφορά και ενημέρωση όλων των στοιχείων που αφορούν την ακίνητη περιουσία που διαχειρίζεται ο όμιλος ΤΙΤΑΝ στην Ελλάδα. Το σύστημα εγγυάται υψηλή απόδοση, συνεχή (24Χ7) διαθεσιμότητα, ασφάλεια δικαιωμάτων πρόσβασης, αξιοπιστία και ευελιξία της επέκτασης σύμφωνα με τους υψηλούς επιχειρηματικούς στόχους του ομίλου. Επιπλέον με την αξιοποίηση των γεωγραφικών υποβάθρων (Google maps, Κτηματολόγιο) και την καθιέρωση των ευρυζωνικών (ADSL) συνδέσεων, υλοποιούνται καθημερινά μια σειρά άμεσα αιτήματα, σχετικά με πρόσθετη λειτουργικότητα ή/και εξ αποστάσεως παροχή, ειδικών πρόσθετων υπηρεσιών.

Η Λύση

Η χρήση του Thesis.net Property Management ως βασικού πυρήνα της υλοποίησης, και η αξιοποίηση του ενσωματωμένου ΒΙ αλλά και του Application Builder, επέτρεψαν την ανάπτυξη εξειδικευμένων πρόσθετων ειδικών modules (προγραμμάτων), και αναφορών συνυφασμένων με το ειδικό αντικείμενο του ομίλου. Επιπλέον η εφαρμογή αξιοποιεί αρκετές από τις λειτουργίες του Thesis.net CRM, προσφέροντας δυνατότητες για την ενημέρωση επαφών, πλήρες ημερολόγιο, καταγραφή ενεργειών κλπ. Η λύση αξιοποιεί πλήρως τις τεχνολογίες αιχμής. Η λύση υποστηρίζει δυνατότητες καταγραφής και προβολής πλήθους προειδοποιήσεων (alerts), αλλά και αναθέσεων εργασιών σε συγκεκριμένες ομάδες χρηστών ή μεμονομένους χρήστες, σε ορισμένο χρόνο ή επαναλαμβανόμενα κλπ ενώ περιλαμβάνει τη δυνατότητα απομακρυσμένης διασύνδεσης των χρηστών με αυτό.

Ενδεικτικά περιλαμβάνονται στην εφαρμογή alerts που αφορούν λήξη αδειών (πυρασφάλειας, άδεια λειτουργίας κοκ), την μη καταβολή μισθωμάτων, ασφαλίστρων, δόσεων δανείων κλπ, ειδοποιήσεις σχετικές με νομικά ή πραγματικά ελλατώματα (π.χ. καταπατήσεις) μη ολοκληρωμένες νομιμοποιήσεις, εντάξεις στο κτηματολόγιο κλπ. Η εφαρμογή αυτοματοποιεί πλήρως την ανταλλαγή και ενημέρωση των στοιχείων με τα σημεία παρουσίας της εταιρίας, διασφαλίζοντας ταχύτητα, αξιοπιστία και υψηλή λειτουργικότητα. Επιπλέον, η ολοκλήρωση των διαδικασιών σε ένα ενιαίο λειτουργικά και αισθητικά περιβάλλον εξασφαλίζει μοναδικά πλεονεκτήματα, με προφανή οφέλη, ενώ ενσωματώνει καινοτόμες πρακτικές αξιοποίησης των γεωγραφικών υποβάθρων (π.χ. αυτόματη αποτύπωση των τοπογραφικών στους χάρτες Google maps κλπ). Η εφαρμογή, που ολοκληρώθηκε με απόλυτη επιτυχία, και υποδειγματική συνεργασία με τα εξειδικευμένα στελέχη της ΤΙΤΑΝ, σε ελάχιστο χρόνο, βρίσκεται ήδη σε παραγωγική λειτουργία.

Τα οφέλη

Η αναβάθμιση λειτουργίας της Τσιμέντα ΤΙΤΑΝ με ένα πλήρες σύστημα τελευταίας τεχνολογίας, η εξασφάλιση της μοναδικότητας κάθε εισαγόμενου στοιχείου, η σε πραγματικό χρόνο αποτύπωση ποικίλων δεδομένων και χιλιάδων εγγράφων και εγγράφων που μέχρι πριν ήταν διάσπαρτα, η αυτοματοποίηση η προειδοποίηση, ο έλεγχος, ο προγραμματισμός και η τυποποίηση των διαδικασιών είναι τα άμεσα αποτελέσματα της χρήσης του νέου συστήματος. Το σύστημα αξιοποιεί παραγωγικά τα διαθέσιμα δεδομένα από όλην την Ελλάδα, αυτοματοποιεί τις διαδικασίες καταγραφής των επαφών με κάθε εμπλεκόμενο, παρακολουθεί λεπτομερώς την τεχνική, νομική και οικονομική διαχείρισης των ακινήτων, και όλων των εγκαταστάσεων και εξυπηρετεί με επάρκεια τους κορυφαίους στόχους του ομίλου για ενημέρωση παράγοντας λίστα αναφορών ανά εταιρία, εγκατάσταση, μισθωτή, κατηγορία ακινήτων, γεωγραφική περιφέρεια κλπ. Παράλληλα επιτρέπει την άμεση συμπλήρωση δημοσίων εγγράφων (Ε2, Ε9 κλπ), παρακολουθεί όλες τις συμβάσεις κάθε ακινήτου, λογαριασμούς (ΔΕΚΟ, τελών κ.α.), ενημερώνει αυτόματα αξίες (αντικειμενική, εμπορική, λογιστική κ.α), παράγει αυτόματα δείκτες για κάθε εγκατάσταση, ακίνητο ή/και για χώρους ή ομάδες ακινήτων κλπ. Με ενσωματωμένη την τελευταία διοικητική διαίρεση της χώρας (Καλικράτη) και αυτόματη αντιστοίχιση με την προηγούμενη (Καποδίστρια), καθώς και με μια σειρά πινάκων με ενημερωμένα στοιχεία της ισχύουσας νομοθεσίας π.χ. χρήσεις γής, εμπράγματα δικαιώματα, πολεοδομικό καθεστώς, κατάλογο απαιτούμενων εγγράφων ή σχεδίων αδειών, στοιχεία υποθηκοφυλακίων κλπ. διευκολύνει αρκετά το έργο των χρηστών. Η άμεση αποδοχή του προϊόντος, δικαιώνει την επιλογή της Τσιμέντα ΤΙΤΑΝ, και επιβραβεύει με τον καλύτερο τρόπο την CGSoft και το προϊόν.