Κεντρική διαχείριση προμηθειών ομίλου εταιριών με παγκόσμια παρουσία, εξασφαλίζει το Thesis.net Purchasing Management

Προφίλ πελάτη

Ο όμιλος Flour Mills of Nigeria Plc, που άρχισε να λειτουργεί το 1962 με εγκατεστημένη δυναμικότητα 600 τόνων/ημέρα, έχει σήμερα ονομαστική χωρητικότητα άλεσης πάνω από 8.000 μετρικούς τόνους / ημέρα, καθιστώντας τον ένα από τα μεγαλύτερα εργοστάσια στον κόσμο. Κύριο σημείο δραστηριοποίησης είναι το λιμάνι Apapa, με 16 διαφορετικές κάθετες μονάδες παραγωγής.

Ο όμιλος FMN Plc διαθέτει επίσης σύγχρονο σιλό με χωρητικότητα αποθήκευσης, που αγγίζει τις 200 χιλιάδες μετρικούς τόνους, ενώ παράλληλα έχει κάνει σημαντικές επενδύσεις και σε μια σειρά από άλλους παραγωγικούς τομείς. Ενδεικτικά αναφέρονται αυτοί της παραγωγής ενέργειας, της κατεργασίας ζάχαρης, τπαραγωγής  λιπασμάτων, βιομηχανικών σάκων κοκ.

Στον όμιλο ανήκουν επίσης μια εταιρία χερσαίων μεταφορών με πλέον των 500 φορτηγά και ο τερματικός σταθμός Apapa Bulk Terminal, που διαχειρίζεται πάνω από 3 εκατ. μετρικούς τόνους χύδην φορτίου ετησίως. Το σύνολο των δραστηριοτήτων αυτών, εξασφαλίζουν στον FMN ένα τεράστιο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα από την άποψη της ευελιξίας, της αποτελεσματικότητας, και την παροχή ποιοτικών υπηρεσιών.

Επιχειρησιακές ανάγκες

Ο όμιλος Flour Mills of Nigeria Plc διαχειρίζεται καθημερινά έναν σημαντικό και πολύ σύνθετο όγκο αιτημάτων προμηθειών, από το σύνολο των εταιριών που περιλαμβάνει, ο οποίος, ακριβώς λόγω της φύσης του, μεταβάλεται διαρκώς και δυναμικά, σύμφωνα με τις εκάστοτε ανάγκες.

Το εύρος και την σημαντικότητα των αιτημάτων ορίζουν η ποικιλία, ο όγκος και η κρισιμότητα των αναγκών που το συνοδεύουν, σε συνδυασμό με την καθημερινή ανάγκη για αποτελεσματική, έγκαιρη και ενιαία/κεντρική διαχείριση όλων των προμηθειών, που συνδέονται με αυτά και κυρίως, οι -εκ των πραγμάτων- αυξημένες απαιτήσεις για τη βέλτιστη και άμεση υλοποίησή τους.

Τα προβλήματα επέτειναν οι ανεξάρτητες και μη διασυνδεδεμένες εταιρίες, που είχε στο παρελθόν αναπτύξει ο όμιλος σε διαφορετικά γεωγραφικά σημεία (Ελλάδα, ΗΠΑ, Μ. Βρετανία, Κίνα κ.α.) προκειμένου να διαχειριστεί με τον καλύτερο δυνατό τρόπο το θέμα των προμηθειών του.

Επιπλέον με την αξιοποίηση των ηλεκτρονικών προμηθειών/παραγγελιών και την καθιέρωση των ευρυζωνικών (ADSL) συνδέσεων, εγείρονταν αιτήματα πρόσθετης λειτουργικότητας ή/και παροχή καινοτόμων εξ αποστάσεων υπηρεσιών.

Η Λύση

Το Thesis.net Purchases είναι εξειδικευμένη λύση κεντρικής διαχείρισης προμηθειών μεγάλων εταιρικών ομίλων με εύρος δραστηριοτήτων. Προσαρμοσμένη στις ειδικές ανάγκες τους, διασφαλίζει σαφή λειτουργικά και επιχειρησιακά πλεονεκτήματα από την οργάνωση της έως σήμερα διάσπαρτης πληροφορίας και την άμεση και ασφαλή ενημέρωση τόσο της διοίκησης, όσο και κάθε αρμοδίου. Ταυτόχρονα υποστηρίζει την αυτοματοποιημένη ηλεκτρονική καταγραφή μεταφορά και ενημέρωση όλων των απαραιτήτων στοιχείων, και εγγυάται υψηλή απόδοση, συνεχή διαθεσιμότητα, διασύνδεση με τρίτες εφαρμογές, ασφάλεια δικαιωμάτων, αξιοπιστία και ευελιξία.

Η χρήση του Thesis.net Purchases ως βασικού πυρήνα της υλοποίησης, και η αξιοποίηση του ενσωματωμένου ΒΙ αλλά και του Application Builder, επέτρεψαν την ανάπτυξη εξειδικευμένων πρόσθετων ειδικών modules και αναφορών. Η εφαρμογή προσφέρει δυνατότητες για την ενημέρωση με πλήθος τρόπων –μεταξύ των οποίων και διαδικτυακά- των εκάστοτε υποψηφίων προμηθευτών, ανάλογα με τις κατηγορίες των ειδών που κάθε φορά αναζητούνται, την καταγραφή και τη διαχείριση των προσφορών, την επιλογή προμηθευτή ανάλογα με διαφορετικά κατά περίπτωση κριτήρια (π.χ. χαμηλότερη τιμή, μεγαλύτερη έκπτωση, διαθεσιμότητα ειδών κλπ), υποστηρίζει δυνατότητες καταγραφής και φυσικά, προβολής προειδοποιήσεων, αλλά και αναθέσεων εργασιών σε ομάδες χρηστών ή συγκεκριμένους χρήστες, ενώ περιλαμβάνει δυνατότητα απομακρυσμένης διασύνδεσης. Στην συνέχεια, μετατρέπει με αυτοματοποιημένες διαδικασίες τις επιλεγμένες προσφορές σε παραγγελίες με συγκεκριμένο σημείο (λιμενικό τερματικό σταθμό) και χρόνο παραλαβής, τρόπο φόρτωσης και μεταφοράς στο σημείο υποδοχής, έκδοσης των απαραίτητων συνοδευτικών εγγράφων διακίνησης, εξόφλησης του προμηθευτή και είσπραξης του ισόποσου από την αιτούσα εταιρία του ομίλου κοκ. Η εφαρμογή περιλαμβάνει επίσης μια σειρά από alerts που αφορούν καθυστερήσεις ή αστοχίες από τον αρχικό προγραμματισμό υλοποίησης προμηθειών και παραγγελιών, αντιμετώπιση προβλημάτων και εκκρεμοτήτων, ασφαλιστήρια και πρόστιμα, σύνταξη προϋπολογισμού και παρακολούθηση αποκλίσεων από αυτόν, what-if σενάρια, ανάλογα με προβλέψεις για την μελλοντικές ανάγκες του ομίλου κλπ.

Τα οφέλη

Η αναβάθμιση λειτουργίας με ταυτόχρονη ορθολογική εξοικονόμιση πόρων των εταιριών του ομίλου, η εξασφάλιση της μοναδικότητας κάθε εισαγόμενου στοιχείου, η σε πραγματικό χρόνο αποτύπωση ποικίλων δεδομένων και χιλιάδων εγγράφων και εγγραφών, που μέχρι πριν ήταν διάσπαρτα, η αυτοματοποίηση η προειδοποίηση, ο έλεγχος, ο προγραμματισμός και η τυποποίηση των προμηθειών είναι τα άμεσα αποτελέσματα της χρήσης του νέου συστήματος.

Το σύστημα αυτοματοποιεί όλες τις διαδικασίες καταγραφής των επαφών με κάθε εμπλεκόμενο, παρακολουθεί λεπτομερώς την διαχείριση των προμηθειών, από την ώρα της υποβολής τους μέχρι και τη ολοκλήρωση με την αποστολή τους, εξυπηρετεί με απόλυτη επάρκεια τους στόχους ομίλου, παράγοντας λίστα εκκρεμοτήτων ή/και αναφορών ανά κατηγορία προμήθειας, αιτούντα, προμηθευτή, στάδιο ολοκλήρωσης κλπ. Παράλληλα επιτρέπει την αυτόματη συμπλήρωση προτύπων εγγράφων ή μηνυμάτων (templates), ενημερώνει πλάνα πληρωμών ενώ παράγει αυτόματα στατιστικούς κλπ δείκτες. Η πλήρης αξιοποίηση και η άμεση αποδοχή της φιλικότητας του προϊόντος από όλους, δικαιώνει ήδη απόλυτα την αρχική επιλογή της FMN και επιβραβεύει με τον καλύτερο τρόπο την CGSoft και το προϊόν.